Cómo calcular el food cost (fórmula + ejemplo)

Si llevas un local (o varios), el food cost es probablemente el número que más dinero te hace ganar o perder sin que lo veas. Es simple de definir y traicioneramente fácil de calcular mal. En este artículo te dejo la fórmula, un ejemplo trabajado con un plato concreto, y la diferencia entre lo que crees que te cuesta un plato y lo que de verdad te cuesta cuando metes las mermas y el inventario. Si todavía no tienes claro el concepto de fondo, empieza por qué es el food cost; si ya lo tienes y quieres saber en qué porcentaje deberías moverte, te interesa más food cost ideal.

La definición, en una frase

El food cost es lo que te cuesta la materia prima (los ingredientes) frente a lo que ingresas por venderla. Se expresa casi siempre en porcentaje, porque un porcentaje te sirve igual para un café que para un chuletón. No incluye el personal, ni el alquiler, ni la luz: solo la comida y la bebida que entran por la puerta del proveedor y salen en forma de plato.

La fórmula del food cost

La fórmula básica, plato a plato, es esta:

Food cost % = (coste de materia prima del plato / precio de venta del plato) × 100

El precio de venta aquí es sin IVA. Este es el primer sitio donde se cuela un error gordo, y volveremos a ello más abajo. Si tu plato se vende a 12 € en la carta, ese 12 € lleva IVA dentro; el número que va en la fórmula es la base imponible, no lo que paga el cliente.

La misma fórmula se aplica a dos niveles distintos, y conviene no mezclarlos:

• Food cost de un plato: coste de los ingredientes de ESE plato dividido entre su precio de venta. Te dice si la receta está bien diseñada.
• Food cost global del local: total de compras de materia prima consumida en un periodo dividido entre el total de ventas de ese periodo. Te dice cómo va el local de verdad, mermas y errores incluidos.

Un local puede tener todos los platos calculados al 30 % sobre el papel y un food cost global del 38 %. Esa diferencia es la que te interesa cazar, y la veremos en la sección del food cost teórico vs real.

Un ejemplo trabajado (números ilustrativos)

Vamos con un plato concreto. Imagina un solomillo con guarnición que vendes a 12 € (base, sin IVA). Haces el escandallo, que no es más que sumar lo que cuesta cada ingrediente en la cantidad exacta que usas:

Aplicas la fórmula:

Food cost % = (3,60 / 12) × 100 = 30 %

Ese 30 % significa que de cada 12 € que facturas con este plato, 3,60 € se van en ingredientes. Los 8,40 € restantes son tu margen bruto: lo que queda tras pagar la materia prima y con lo que tienes que cubrir personal, alquiler, suministros y, al final, beneficio. Margen bruto y food cost son las dos caras de la misma moneda: si el food cost es 30 %, el margen bruto es 70 %. Bajar el food cost dos puntos sube el margen bruto dos puntos, y eso, multiplicado por miles de platos al mes y por varios locales, es dinero real.

Como referencia de mercado, según el análisis de costes de CaixaBank y la elBullifoundation, el coste de materia prima ronda de media el 30 % de las ventas (en torno al 28 % en comida y 34,5 % en bebida). O sea que ese 30 % del ejemplo está en una zona razonable, pero el número que importa es el tuyo, no la media.

Food cost teórico vs food cost real (y la merma que vive en medio)

Aquí está la parte que casi nadie calcula y que explica por qué los números nunca cuadran.

• Food cost teórico: el que sale del escandallo. Es lo que el plato debería costar si todo saliera perfecto: cantidades exactas, cero desperdicio, cero robo, cero errores de cocina. Es el 30 % del ejemplo.
• Food cost real: el que sale de tu contabilidad. Se calcula con compras e inventario, no con recetas:

Food cost real % = (inventario inicial + compras − inventario final) / ventas × 100

Esa fórmula te dice cuánta materia prima desapareció del almacén en el periodo, la hayas vendido bien o no. Y casi siempre el real es mayor que el teórico. La diferencia entre ambos es la merma: el filete que se quemó, la merma de limpieza del pescado, las raciones que se sirven con la mano demasiado generosa, el producto caducado, el error de comanda que se tira, y sí, también lo que se pierde por descuido o robo.

Si tu food cost teórico es 30 % y el real es 37 %, tienes siete puntos de merma. En un local que factura, pongamos, 40.000 € al mes de comida, siete puntos son 2.800 € al mes que se evaporan sin que aparezcan en ninguna receta. Por eso el escandallo solo no basta: te dice lo que debería pasar, no lo que pasa.

Tres errores comunes al calcular el food cost

1. No contar las mermas. Es el error de cabecera. Calculas el food cost teórico con el escandallo, te sale bonito, y das por hecho que ese es tu coste. No lo es. Si no calculas también el real con inventario y compras, no estás midiendo tu food cost: estás midiendo tu lista de la compra ideal. La merma no es un fallo puntual, es un coste estructural que hay que medir mes a mes.

2. Tratar mal el IVA. Dividir el coste de los ingredientes (que pagas con un IVA) entre el precio de venta con IVA incluido (otro IVA distinto) mezcla peras con manzanas y te da un food cost falseado. La regla es sencilla: trabaja siempre con cifras sin IVA, tanto en el coste como en el precio de venta. El IVA es algo que recaudas para Hacienda, no es ni tu ingreso ni tu coste.

3. No actualizar los escandallos. Calculas el escandallo de un plato en enero, el proveedor te sube el aceite y el solomillo un 15 % en marzo, y tú sigues vendiendo con el food cost de enero. El escandallo de hace seis meses es ficción. Los precios de proveedor se mueven, y un escandallo desactualizado es de los errores más caros porque pierdes margen en cada plato sin enterarte. Toca revisar los costes con cierta frecuencia, sobre todo en los ingredientes que más pesan en tu carta.

Cómo automatizarlo sin vivir en Excel

Hacer esto a mano se puede. Montas una hoja de cálculo con los escandallos, otra con las compras, cuadras inventarios a fin de mes y, con disciplina, sacas tus dos food cost. El problema no es montarlo una vez: es mantenerlo. En cuanto cambian los precios de proveedor, entra producto nuevo en la carta o tienes más de un local, la hoja se queda atrás y vuelves a navegar a ciegas. Y el food cost que no se mide cada mes, simplemente no se controla.

La alternativa es dejar de copiar y pegar. Centrik reúne tus compras y tus ventas por local y por periodo y te las pone a la vista en un único panel, para que tengas en un solo sitio los números con los que se calcula tu food cost, en vez de reconstruirlos en Excel cada mes. Tú importas o subes tus datos; el Copiloto te ayuda a leerlos y cita de dónde sale cada cifra. No es magia ni adivina nada: trabaja sobre tus propios números, los que ya tienes.

Si quieres ver cómo se calcula tu food cost real por local sin montar nada, puedes pedir una demo. Y si todavía estás afinando conceptos, repasa primero qué es el food cost y en qué rango se mueve un food cost ideal.

Fuente

• Análisis de consumos y beneficios en restauración de CaixaBank y la elBullifoundation: https://www.caixabanklab.com/elbullifoundation/es/consumos-beneficios-restaurante/